Der ultimative Leitfaden zur Produktivität

Was bedeutet es, produktiv zu sein?

Ein Missverständnis über Produktivität ist, dass es darum geht, in möglichst kurzer Zeit so viel wie möglich zu erreichen. In Wirklichkeit geht es bei der Produktivität darum, wie Sie jeden Tag die zwei bis vier wichtigsten Aufgaben erledigen können, die den größten Fortschritt in Richtung Ihrer Ziele bringen.

Um produktiv zu sein, geht es darum, Ihre Zeit richtig zu priorisieren, damit Sie am schnellsten und effizientesten von A nach B gelangen. Präzise Priorisierung ist ein Schlüsselwort, wenn es um Produktivität geht. Wenn Sie es meistern, werden Sie eine deutliche Verbesserung Ihrer Fähigkeit erleben, jeden Tag Fortschritte zu erzielen.

Die beiden wichtigsten Ressourcen

Unsere Fähigkeit, produktiv zu arbeiten, wird von zwei Schlüsselressourcen beeinflusst; Energie und Konzentration. Energie ist der Treibstoff, der dafür sorgt, dass wir gute Arbeit leisten und bis zur Ziellinie gelangen. Der Fokus bestimmt, in welche Richtung wir gehen.

Das eine funktioniert nicht ohne das andere und daher ist es wichtig, dass wir über jedes einzelne nachdenken und versuchen, es zu verbessern. Energie ohne Fokus schafft Fortschritt, aber nicht in Richtung unserer Ziele. Konzentration ohne Energie ist nutzlos.

Wenn Sie die Techniken und Methoden in diesem Beitrag befolgen, werden Sie eine gesteigerte Konzentration und mehr Energie für die anspruchsvolle Arbeit verspüren.

Machen Sie Ihre Umgebung produktiv

Ihre Umgebung hat einen großen Einfluss auf Ihre Produktivität. Es geht um alles, vom Klima über Ihre Arbeitsgeräte, die Menschen und Geräusche um Sie herum bis hin zu den Optionen für Essen und Trinken.

Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf die produktivste Art und Weise organisieren, indem Sie für einen sauberen Arbeitsplatz sorgen. Darüber hinaus würde ich empfehlen, dass Sie Folgendes immer in Reichweite haben:

• Wasser
• Kopfhörer
• Eine Stoppuhr
• Ein Planungstool
• Ein Block Papier
• Nüsse / Dunkle Schokolade

Wenn Sie über die oben genannten Voraussetzungen verfügen, verfügen Sie über alles, was Sie für einen produktiven Arbeitstag benötigen. Als nächstes ist es wichtig, sich darüber im Klaren zu sein, welche störenden Elemente sich in Ihrer Umgebung befinden. Es ist wichtig, dass Sie sie vermeiden können, wenn Sie in fokussierten Sprints arbeiten müssen.

Ihre Morgenroutine ist ein wichtiger Anfang

Ihre Morgenroutine hilft dabei, das Tempo, das Energieniveau und die Stimmung für den Rest Ihres Tages festzulegen. Deshalb ist es unglaublich wichtig, dass Sie einen guten Start haben. Eine Morgenroutine mag banal erscheinen, sie kann jedoch entscheidend dafür sein, ob Ihr Tag produktiv ist oder nicht.

Für einen guten Start benötigen Sie nicht mehr als 30–60 Minuten, je nachdem, wie viel Zeit Sie zur Verfügung haben. Ich werde jedoch immer argumentieren, dass man mindestens 30 Minuten braucht und dass man im Gegenzug später am Tag noch einmal viel mehr davon bekommt, was zu einer gesteigerten Produktivität führt.

Als Faustregel für eine Gute-Morgen-Routine gilt, dass sie die folgenden drei Elemente enthalten sollte:

1. Bewegung
2. Meditation
3. Ziele

Wenn Sie die drei Punkte in Ihrer Morgenroutine umsetzen können, haben Sie Ihrem Körper die Energie gegeben, die er braucht, um tagsüber das zu erreichen, was Sie erreichen möchten.

Frische Luft und Bewegung sind wichtig für die optimale Funktion unseres Gehirns. Es hilft, unser System zu starten, nachdem es die letzten acht Stunden inaktiv war.

Wenn wir uns bewegen und Sport treiben, können wir unsere Herzfrequenz erhöhen, uns Schweiß auf die Stirn treiben und unseren Blutkreislauf in Schwung bringen. Es ist wichtig, sich jeden Tag zu bewegen. Warum also nicht gleich morgens umziehen?

Eine Ruhepause für Körper und Geist vor Beginn der Arbeit schafft Raum für neue Ideen und Gedanken, verschafft einen besseren Überblick und hilft Ihnen, konzentrierter zu arbeiten.

Schließlich ist es wichtig, sich einige Ziele für den Tag zu setzen und Ihren Arbeitseinsatz zu planen, bevor Sie sich kopfüber darauf stürzen, aber mehr dazu im nächsten Abschnitt.

Setzen Sie sich Ziele für das, was Sie erreichen möchten

Es ist wichtig, vom Morgen an klare Ziele für den Tag zu haben. Ihre Tagesziele sollten mit Ihren wöchentlichen und monatlichen Zielen übereinstimmen, damit Sie wissen, dass Sie Ihren großen Zielen näher kommen.

Wenn Sie sich jeden Tag über Ihre Ziele informieren und Ihre Arbeit so planen, dass sie zu deren Erreichung beiträgt, schaffen Sie die besten Voraussetzungen, um Ihre Ziele schnellstmöglich zu erreichen.

Es hilft auch, der Arbeit, die Sie täglich leisten, einen Sinn zu geben, wenn das große Ziel unerreichbar erscheinen kann.

Definieren Sie die drei wichtigsten Aufgaben

Nachdem Sie ein oder mehrere Ziele für die Woche definiert haben, müssen Sie aus Ihrer To-Do-Liste die drei wichtigsten Aufgaben auswählen, die Sie Ihrem Wochenziel näher bringen können. Versuchen Sie, die Auswahl administrativer Aufgaben so weit wie möglich zu vermeiden.

Bei den drei Aufgaben handelt es sich vorzugsweise um sogenannte High-Impact-Aufgaben. Mit anderen Worten: Aufgaben, die einen großen Einfluss auf den Fortschritt in Richtung Ihres Ziels haben.

Das Beantworten von E-Mails ist etwas, das erledigt werden muss und meistens auch innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens, aber es hat keinen direkten Einfluss auf den Fortschritt auf dem Weg zu Ihrem Ziel.

Finden Sie Ihr Highlight

Nachdem Sie die drei Aufgaben ausgewählt haben, müssen Sie diese in der Reihenfolge ihrer Priorität anordnen und so Ihr Highlight auswählen. Ihr Highlight ist die einzige Aufgabe, die Sie auf jeden Fall erfüllen müssen.

Es muss die Aufgabe sein, die die meiste Energie erfordert und die den größten Fortschritt bringt. Markieren Sie Ihr Highlight und reservieren Sie sofort die Zeit, die Sie voraussichtlich für die Lösung des Problems aufwenden werden.

Wenn Sie Ihre wichtigsten Aufgaben priorisieren und planen, um Ihren Zielen näher zu kommen, kann es von Vorteil sein, ein Zielsetzungs- und Planungstool wie das 12-Wochen-Tagebuch von Journeyli zu verwenden.

Erstellen Sie eine Verwaltungsliste

Nur wenige Menschen können es vermeiden, Zeit für Verwaltungsaufgaben aufzuwenden. Wichtig ist jedoch, dass wir nicht unsere ganze Zeit und kreative Energie damit verschwenden, sie zu lösen. Zusätzlich zu Ihren drei priorisierten Aufgaben mit hoher Auswirkung können Sie eine Liste für Ihre Aufgaben mit geringer Auswirkung erstellen.

Nutzen Sie die Liste, um die Aufgaben aus Ihrem Kopf zu bekommen, damit Sie sich nicht daran erinnern müssen. So steht Ihnen die volle Bandbreite zur Verfügung, wenn Sie anspruchsvollere Aufgaben lösen müssen.

In einem der folgenden Abschnitte gehen wir tiefer darauf ein, wie Sie Ihre Verwaltungsaufgaben effektiver erledigen können.

Planen Sie Ihre Fokussprints

Wenn Sie an den wichtigsten und wirkungsvollsten Aufgaben des Tages und insbesondere an Ihrem Highlight arbeiten müssen, ist Ihre volle Konzentration gefragt. Daher empfehle ich Ihnen, für jede der drei Aufgaben einen Fokussprint einzuplanen.

Ziel eines Fokussprints ist es, die besten Voraussetzungen für eine intensive, konzentrierte und effektive Arbeitsleistung zu schaffen. Dadurch wird Ihre Arbeit nicht nur zeitsparender, sondern auch die Ergebnisse deutlich verbessert.

Wenn Sie Ihre drei Aufgaben aufschreiben, sollten Sie sich sofort einen Block von 90 Minuten in Ihrem Kalender reservieren, um diese zu lösen. Während der 90 Minuten müssen Sie hochkonzentriert arbeiten. Stellen Sie daher sicher, dass:

• Stellen Sie Ihr Mobiltelefon auf lautlos und mit dem Bildschirm nach unten
• Bereiten Sie Snacks, Kaffee/Tee und Wasser vor
• Lassen Sie ein Fenster offen
• Machen Sie Ihren Mitmenschen bewusst, dass Sie nicht gestört werden
• Optional: Hören Sie sich eine LoFi/Deep Work-Playlist über Kopfhörer an

Nach jedem Fokussprint ist es wichtig, dass du dir eine längere Pause gönnst, um neue Energie zu tanken und für den nächsten Sprint gerüstet zu sein. Mehr zu effektiven Pausen später.

Erstellen Sie Zeitblöcke für Verwaltungsaufgaben

Planen Sie ab dem Morgen einen Zeitraum ein, in dem Sie diese Aufgaben lösen, und überschreiten Sie den Zeitrahmen nicht. Sie können die Zeit nutzen, um sich bei einer Tasse Tee und ein paar Snacks zu entspannen, damit Sie für den nächsten Sprint mit einer anspruchsvollen Aufgabe gerüstet sind.

Mit der Zeit sollten Sie Wege finden, Ihre Verwaltungsaufgaben zu delegieren. Sie können Ihre Aufgaben auch stapeln, sodass Sie alle Aufgaben einer bestimmten Art nacheinander lösen können, um die Zeit optimal zu nutzen.

Planen Sie maximal ein bis eineinhalb Stunden pro Tag für Verwaltungsaufgaben ein.

Pausen sind ein wichtiger Teil Ihrer Arbeit

Pausen sind genauso wichtig wie die Arbeit selbst, aber die meisten von uns nehmen sie viel zu schlecht ein. Wir können den Großteil unserer Aktivitäten in zwei Gruppen einteilen. Aktivitäten, die uns neue Inputs geben und Aktivitäten, die die verschiedenen Inputs verbinden.

Beide Teile sind gleich wichtig. Wenn Sie eine Pause einlegen, bei der Sie spazieren gehen, Sport treiben oder einfach frische Luft schnappen, können Sie neuen Input schaffen, der in neue Ideen münden oder zu bestehenden Ideen in Ihrer Arbeit beitragen kann.

Nachfolgend habe ich eine Reihe von Aktivitäten zusammengestellt, die Ihre Pausen effektiver gestalten. Als Faustregel gilt, dass Sie jedes Mal, wenn Sie 90 Minuten lang konzentriert gearbeitet haben, mindestens eine lange Pause einlegen sollten.

Außerdem sollten Sie alle 25 bis 30 Minuten kleine Pausen einplanen. Sie können eine App wie focuskeeper verwenden, um den Überblick über Ihre Arbeits- und Pausenzeiten zu behalten.

Spazieren gehen

Eines der besten Dinge, die Sie für Ihren Körper und Ihr Gehirn tun können, ist, die Pausen für einen kurzen Spaziergang an der frischen Luft zu nutzen. Wenn wir spazieren gehen, regen wir die Durchblutung an und geben dem Gehirn die Möglichkeit, neuen Sauerstoff aufzunehmen.

Darüber hinaus kann Gehen auch als produktive Meditation dienen. Wenn Sie der Arbeit fernbleiben und nur die eigene Denkkraft zur Verfügung haben, können Sie oft die Lösung für ein Problem finden, mit dem Sie zu kämpfen haben.

Snacks essen

Es ist wichtig, dem Gehirn den Treibstoff zu geben, den es braucht, wenn wir ihm viel abverlangen. Nüsse, Rosinen und dunkle Schokolade sind die klaren Gewinner, wenn es um Power-Snacks geht.

Es ist immer eine gute Idee, während der Arbeit Snacks zur Hand zu haben, aber achten Sie auch darauf, die Depots in den Pausen aufzufüllen. Nutzen Sie die längeren Pausen für ordentliche Hauptmahlzeiten, die eine solide Grundlage bilden können.

Das Wichtigste beim kontinuierlichen Naschen ist, den Blutzuckerspiegel stabil zu halten. So stellen Sie die effizienteste und zuverlässigste Bereitstellung produktiver Energie sicher.

Wasser trinken

Wenn wir Wasser trinken, wirkt es sich positiv auf unsere Gesundheit aus, da es die Durchblutung und die Sauerstoffversorgung des Gehirns erhöht. Das bedeutet, dass es Ihre Konzentration verbessert, Ihre Stimmung ausgleicht und Stress reduziert.

Darüber hinaus unterstützt Wasser die Kommunikation Ihrer Gehirnzellen untereinander und entfernt Schmutz, der die Gehirnfunktion beeinträchtigen kann. Wasser hilft auch dabei, Vitamine und Mineralien zum Gehirn zu transportieren.

Ihr Gehirn besteht hauptsächlich aus Wasser. Geben Sie ihm daher reichlich Wasser, sowohl bei der Arbeit als auch insbesondere in den Pausen.

So messen Sie Ihre Produktivität

Es gibt drei Möglichkeiten, Ihre Produktivität im Laufe eines Tages zu messen. Oft kann es hilfreich sein, Zahlen darüber zu haben, wie effektiv Sie gearbeitet haben. Es hilft Ihnen, eine Vorstellung davon zu bekommen, was Sie tatsächlich erreichen, im Vergleich zu dem, was Sie erreichen möchten, und gibt Ihnen Anlass zum Nachdenken darüber, wie Sie Ihre Bemühungen von Tag zu Tag verbessern können.

Anzahl der Stunden, die für Deep Work aufgewendet wurden

Ich würde Ihnen wärmstens empfehlen, die kostenlose App Toggl zu verwenden, um Ihre Arbeitszeiten zu verfolgen. In der App haben Sie die Möglichkeit, jeden Eintrag zu markieren. So können Sie ganz einfach Ihre Gesamtzahl Ihrer Arbeitsstunden nachverfolgen und sich einen Überblick darüber verschaffen, wie viele davon Sie für Deep Work aufgewendet haben.

Das Ziel sollte darin bestehen, mindestens 3–4 Stunden Deep Work pro Tag zu leisten. Mit einer App wie Toggl können Sie auf Ihren Tag zurückblicken, sehen, was Sie erreicht haben, wie viele Stunden Sie gearbeitet haben und ob er mit Ihrer Planung übereinstimmt.

Haben Sie Ihre drei wichtigsten Aufgaben abgehakt?

Eine unglaublich einfache Möglichkeit, dies zu berechnen, besteht darin, zu überprüfen, ob Sie jede Ihrer drei wichtigsten Aufgaben des Tages abhaken konnten. Wenn Sie die nicht haben, sollten Sie darüber nachdenken, wie Sie Ihre Zeit morgen besser gestalten können, damit Sie ihnen sicher gerecht werden.

Ihr Fokus-Score

Im 12-Wochen-Planer von Journeyli können Sie jeden Tag Ihr Energie- und Konzentrationsniveau bewerten. Diesen Score können Sie vorteilhaft nutzen, um Ihre eigenen Anstrengungen unter Berücksichtigung der beiden oben genannten Parameter einzuschätzen. Streben Sie immer einen Fokuswert von 4-5 an.

Reflektieren und verbessern Sie Ihre Bemühungen

Eines der wichtigsten Dinge bei der Produktivität ist, dass wir unsere eigenen Anstrengungen ständig beobachten und reflektieren, damit wir uns von Tag zu Tag verbessern können.


Versuchen Sie, einige der Techniken, die ich Ihnen in diesem Beitrag vorgestellt habe, umzusetzen und damit zu experimentieren. Beginnen Sie mit zwei oder drei Punkten und arbeiten Sie sich langsam durch die Liste, damit Sie jede Technik effektiv umsetzen, bevor Sie mit der nächsten fortfahren.