Den Ultimative Guide til Produktivitet

Hvad vil det sige at være produktiv

En misforståelse omkring produktivitet er, at det handler om at nå så meget som muligt på kortest mulige tid. I virkeligheden handler produktivitet om, hvordan du kan nå 2-4 af de vigtigste opgaver, som skaber den største fremgang mod dine mål hver dag.

At være produktiv handler om at kunne prioritere sin tid rigtigt, så man på hurtigste og mest effektive vis kan bevæge sig fra A til B. Netop prioritering, er et nøgleord når det kommer til produktivitet. Hvis du kan mestre det, vil du opleve en markant forbedring i din evne til at skabe fremgang hver eneste dag.

De to nøgleressourcer

Vores evne til at kunne arbejde produktivt bliver påvirket af to nøgleressourcer; energi og fokus. Energi er benzinen, der sørger for at vi kan udføre et godt stykke arbejde og få os hele vejen i mål. Fokus er det, der bestemmer hvilken retning vi kører.

Den ene fungere ikke uden den anden og det er derfor vigtigt at vi reflektere over og forsøger at forbedre dem hver især. Energi uden fokus, skaber fremgang, men ikke mod vores mål. Fokus uden energi kommer ingen vejene.

Hvis du følger teknikkerne og metoderne i dette indlæg, vil du opleve øget fokus og mere energi til at udføre det krævende arbejde.

Gør dine omgivelser produktive

Dine omgivelser har en stor indflydelse på din produktivitet. Det handler om alt fra klimaet, dine arbejdsredskaber, mennesker og lyde omkring dig samt muligheder for mad og drikke.

Sørg for at indrette dig på den mest produktive vis ved at holde et renligt arbejdsrum, derudover vil jeg anbefale dig altid at have følgende indenfor rækkevidde:

• Vand
• Hovedtelefoner
• Et stopur
• Et planlægningsværktøj
• En blok papir
• Nødder / Mørk chokolade

Hvis du har det ovenstående, har du alt hvad du skal bruge for at kunne gennemføre en produktiv arbejdsdag. Dernæst er det vigtigt at være opmærksom på hvilke forstyrrende elementer der er i dine omgivelser. Det er vigtigt at du kan undgå dem når du skal arbejde i fokuserede sprints.

Din morgenrutine er en vigtig start

Din morgenrutine er med til at sætte tempoet, energiniveauet og humøret for resten af din dag. Derfor er det utrolig vigtigt at du kommer godt fra start. At have en morgenrutine kan virke banalt, men den kan være afgørende for om din dag bliver produktiv eller ej.

At komme godt fra start kræver ikke mere end 30-60 minutter, alt efter hvor lang tid du har mulighed for at bruge. Dog vil jeg altid argumentere for at, du som minimum skal brug 30 minutter og at du til gengæld vil få det mangfoldigt igen, i øget produktivitet senere på dagen.

Tommelfingerreglen til en god morgenrutine er, at den skal indeholde følgende tre elementer:

1. Motion
2. Meditation
3. Målsætning

Hvis du kan implementere de tre punkter i din morgenrutine, har du givet din krop alt den energi den skal bruge for at hjælpe dig i mål med det du ønsker at opnå i løbet af dagen.

Den friske luft og motionen er vigtigt for at vores hjerne kan fungere optimalt. Det er med til at starte vores system efter det har været i dvale de sidste otte timer.

Når vi bevæger os og dyrker motion kan vi få pulsen op, få sved på panden og få blodet til at cirkulere. Det er vigtigt med bevægelse hver dag, så hvorfor ikke klare det fra morgenstunden.

At få ro på krop og sind inden du begynder dit arbejde er med til at skabe rum til nye idéer og tanker, det giver et bedre overblik og hjælper med at arbejde mere fokuseret.

Til sidst er det vigtigt at sætte sig nogle mål for dagen og planlægge ens arbejdsindsats inden man kaster sig hovedkulds ud i det, men mere om det i næste afsnit.

Sæt mål for hvad du skal nå

Det er vigtigt fra morgenstunden at have nogle klare mål for dagen. Dine mål for dagen bør ligge i tråd med dit ugentlige og månedlige mål, så du ved at du arbejder dig tættere på dine helt store mål.

Når du sørge for at orientere dig om dine mål hver eneste dag og planlægge dit arbejde, så det bidrager til fremgangen mod dem, skaber du de bedste forudsætninger for at komme hurtigst muligt i mål.

Ligeledes er det med til at skabe mening med det arbejde du laver i hverdagene, hvor det store mål kan føles udenfor rækkevidde.

Definer de tre vigtigste opgaver

Når du har defineret et eller flere mål for ugen skal du udvælge de tre vigtigste opgaver fra din to do-liste, som kan få dig tættere på dit ugentlige mål. Prøv, så vidt muligt, at undgå at vælge administrative opgaver.

De tre opgaver skal gerne være det vi kalder High-impact opgaver. Altså opgaver som har en stor indflydelse på fremgangen mod dit mål.

At besvare emails er noget som skal klares og som oftest også indenfor en bestemt tidsramme, men det er ikke noget som har en direkte indflydelse på fremgangen mod dit mål.

Find dit highlight

Når du har udvalgt de tre opgaver, skal du sætte dem op i prioriteret rækkefølge og dermed vælge dit highlight. Dit highlight er den ene opgave du under alle omstændigheder skal nå.

Det skal være den opgave, som kræver det meste af dine energi og som skaber den største fremgang. Markér dit highlight og afsæt, med det samme, den mængde tid du forventer at skulle bruge på at løse den.

Når du prioriterer og planlægger dine vigtigste opgaver, der skal få dig tættere på dine mål kan det være en fordel at bruge et målsætnings- og planlægningsværktøj som Journeyli’s 12-Ugers Journal.

Lav en administrativ liste

De færreste kan komme helt udenom at skulle bruge tid på de administrative opgaver. Det vigtige er dog, at vi ikke spilder alt vores tid og kreative energi på at løse dem. Udover dine tre prioriterede high-impact opgaver, kan du lave en liste til dine low-impact opgaver.

Brug listen til at få opgaverne ud af hovedet så du slipper for at skulle huske dig selv på dem. På den måde har du den fulde båndbredde til rådighed når du skal løse de mere krævende opgaver.

I et af de følgende afsnit dykker vi mere ned i hvordan du kan arbejde effektivt med dine administrative opgaver.

Planlæg dine fokus-sprints

Når du skal arbejde med dine vigtigste high-impact opgaver for dagen, og særligt dit highlight, kræver det dit fulde fokus. Derfor anbefaler jeg at du planlægger en fokus-sprint til hver af de tre opgaver.

En fokus-sprint har til formål at skabe de bedste forudsætninger for en intesiv, koncentreret og effektiv arbejdsindsats. Det vil ikke blot gøre at dit arbejde tager kortere tid, men også forbedre resultaterne markant.

Når du notere dine tre opgaver bør du med det samme reservere en blok af 90 minutter i din kalender til at løse den. I de 90 minutter skal du arbejde dybt fokuseret, sørg derfor for at:

• Have din mobil på lydløs og med skærmen nedad
• Forberede snacks, kaffe/te og vand
• Have et vindue stående åbent
• Gør din omgivelser opmærksomme på at du ikke vil forstyrres
• Eventuelt: Hør en LoFi / Deep Work playliste i hovedtelefoner

Efter hver fokus-sprint er det vigtigt at du holder en længere pause, til at få opladt dine batterier så du er klar til næste sprint. Mere om effektive pauser senere.

Lav tidsblokke til administrative opgaver

Planlæg fra morgenstunden et tidsrum du skal bruge på at løse disse opgaver, og gå ikke over tidsrammen. Du kan med fordel bruge tiden på at slappe af med en kop te og nogle snacks så du er klar til den næste sprint med en high-impact opgave.

Med tiden bør du finde måder hvorpå, du kan uddelegere dine administrative opgaver. Du kan også batche dine opgaver sammen, så du kan løse alle af én bestemt type opgaver efter hinanden for at udnytte tiden på den bedst mulige måde.

Gå efter maks at bruge en time til halvanden på administrative opgaver om dagen.

Pauser er en vigtig del af dit arbejde

Pauser er lige så vigtige som selve arbejdet, men de fleste af os er alt for dårlige til at overholde dem. Vi kan dele størstedelen af vores aktiviteter op i to grupper. Aktiviteter, der giver os nye inputs og aktiviteter, der sammenkobler de forskellige inputs.

Begge dele er lige vigtige. At holde en pause, hvor du går en tur, dyrker noget motion eller blot får noget frisk luft er med til at skabe nye inputs, som kan blive til nye idéer eller bidrage til eksisterende idéer i dit arbejde.

Herunder har jeg samlet en række aktiviteter, som vil gøre dine pauser mere effektive. En tommelfingerregel er, at du som minimum skal holde én længere pause for hver gang du har arbejdet fokuseret i 90 minutter.

Du bør også inkludere mindre pauser hvert 25. eller 30. minut. Du kan med fordel bruge en app som focuskeeper, der hjælper dig med at overholde dine arbejds- og pausetider.

Gå en tur

Noget af det bedste du kan gøre for din krop og hjerne er, at bruge dine pauser på at gå en kort tur i den friske luft. Når vi går en tur sætter vi gang i blodomløbet og giver hjernen mulighed for at suge ny ilt til sig.

Derudover kan det at gå også fungere som en produktiv meditation. Ofte kan det at komme væk fra arbejdet og kun have ens tankekraft til rådighed være med til at kommer på løsningen på et problem man har knoklet med.

Spis snacks

Det er vigtigt at give hjernen det brændstof den har brug for når vi forlanger meget af den. Nødder, rosiner og mørk chokolade er nogle klare vindere, når det kommer til power-snacks.

Det er altid en god idé at have snacks ved hånden mens du arbejder, men sørg ligeledes for at tanke depoterne op når du holder dine pauser. Brug de længere pauser på at få nogle ordentlige hovedmåltider, som kan lægge en solid bund.

Det vigtige ved at snacke løbende er, at holde sit blodsukker stabilt. På den måde sikre du den mest effektive og pålidelige leverance af produktiv energi.

Drik vand

Når vi drikker vand har det en positiv indvirkning på vores helbred, fordi det øger vores blodomløb og ilt til hjernen. Hvilket betyder at det, forbedre din koncentration, balancerer dit humør og reducere stress.

Derudover hjælper vand dine hjerneceller med at kommunikere med hinanden og renser skidt ud, der kan påvirke hjernens funktion. Vand hjælper også med at transportere vitaminer og mineraler til hjernen.

Din hjerne består primært af vand, så sørg for at give den massere af det, både når du arbejder og især når du holder pauser.

Sådan måler du din produktivitet

Der er tre måder hvorpå du kan måle din produktivitet i løbet af en dag. Ofte kan det være rart at have nogle tal på, hvor effektivt du har arbejdet. Det er med til at give dig en idé, hvad du reelt når i forhold til hvad du planlægger at nå, samt stof til refleksion om hvordan du kan forbedre din indsats fra dag til dag.

Antal timer brugt på Deep Work

Jeg vil varmt anbefale dig at bruge den gratis app, Toggl, til at tracke dine arbejdstimer. I app’en har du muligheden for at tagge hver entry. Det betyder at du let kan tracke dit samlede antal arbejdstimer og få et overblik over, hvor mange af dem du har brugt på Deep Work.

Målet bør være at have minimum 3-4 timers Deep Work om dagen. Med en app som Toggl kan du se tilbage på din dag, se hvad du har nået, hvor mange timer du har arbejdet og om det stemmer overens med det du havde planlagt.

Har du sat hak ved dine tre vigtigste opgaver

En utrolig nem måde at opgøre det på, er ved at kontrollere hvorvidt du har kunne sætte hak ved hver af dine tre vigtigste opgaver for dagen. Har du ikke det, bør du reflektere over hvordan du kan strukturer din tid bedre i morgen så du er sikker på at komme i mål med dem.

Din fokus-score

I Journeyli’s 12-Week Planner kan man hver dag, rate sit energiniveau og fokusniveau. Du kan med fordel bruge denne score til at vurdere din egen indsats med de to ovenstående parametre taget i betragtning. Gå altid efter at få en fokus-score på 4-5.

Reflekter og forbedre din indsats

Noget af det vigtigste ved produktivitet er, at vi konstant observerer og reflekterer over vores egen indsats så det er muligt at forbedre sig fra dag til dag.


Forsøg at implementer og eksperimenter med nogle af de teknikker jeg har præsenteret for dig i dette indlæg. Start med to eller tre punkter og arbejd dig langsomt igennem listen, så du for implementeret hver teknik effektivt inden du går videre til den næste.